การถอดเสียงเป็นกระบวนการแปลงไฟล์เสียงพูดหรือไฟล์เสียงเป็นเอกสารข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรืออิเล็กทรอนิกส์ นักถอดความที่ดีควรมีความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน มีความสามารถในการค้นคว้าข้อมูล และมีความรวดเร็วและแม่นยำในขณะพิมพ์ คุณสามารถปรับปรุงความเร็วในการถอดเสียงได้โดยใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสม เรียนรู้วิธีพิมพ์ได้เร็วขึ้น และออกแบบพื้นที่ทำงานที่เหมาะกับสรีระ ด้วยการฝึกฝนและการอุทิศตน คุณจะสามารถถอดเสียงได้เร็วขึ้นในเวลาไม่นาน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1 รับหูฟังคุณภาพดี
การใช้หูฟังที่มีคุณภาพจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเสียงของคุณจะชัดเจนและเข้าใจง่าย วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณต้องย้อนเสียงซ้ำแล้วซ้ำอีก พยายามสร้างคำที่ดูเหมือนไม่ได้ยิน
- หูฟังคุณภาพดีสามารถจ่ายเพียง 20 ดอลลาร์ที่ Radio Shack หรือ Walmart Store ในพื้นที่ของคุณ
- หูฟังที่ดีจะมอบความสบาย การแยกเสียง และช่วงความถี่ การค้นหาหูฟังที่มีช่วงความถี่ที่มั่นคงจะช่วยให้คุณถอดเสียงได้อย่างดี
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ซอฟต์แวร์ถอดความ
ซอฟต์แวร์การถอดเสียงที่ดีช่วยให้คุณหยุดชั่วคราว กรอกลับ และเพิ่มความเร็ว/ลดความเร็วของเสียงได้ตามดุลยพินิจของคุณเอง ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ “ปุ่มลัด” หรือแป้นพิมพ์ลัดง่ายๆ ที่ช่วยเพิ่มความเร็วของคุณ ดาวน์โหลดโปรแกรมถอดเสียงเป็นคำฟรี หรือค้นหาเพื่อซื้อ
ตัวอย่างซอฟต์แวร์ฟรี ได้แก่ InqScribe, Express Scribe และ MacSpeech Scribe
ขั้นตอนที่ 3 ใช้เครื่องมือ "แก้ไข"
เครื่องมือแก้ไข เช่น แก้ไขอัตโนมัติใน Microsoft Word หรือ QuickCorrect ใน Word Perfect สามารถช่วยลดจำนวนการกดแป้นพิมพ์ที่คุณทำขณะพิมพ์ได้ สิ่งนี้สามารถเพิ่มความเร็วและความแม่นยำในการถอดความของคุณได้อย่างมาก
เครื่องมือเหล่านี้มักเปิดอยู่โดยค่าเริ่มต้น แต่คุณอาจต้องตรวจสอบการตั้งค่าเพื่อให้แน่ใจว่าฟังก์ชันเหล่านี้เปิดใช้งานอยู่
ขั้นตอนที่ 4. สำรวจฟังก์ชัน “เติมข้อความอัตโนมัติ”
โปรแกรมประมวลผลคำบางตัว (เช่น Microsoft Word) มีฟังก์ชัน "เติมข้อความอัตโนมัติ" เครื่องมือเหล่านี้ช่วยเติมคำที่คุณเริ่มเขียนและเข้าใจคำย่อบางคำ ลองเปิดฟังก์ชันนี้ในการตั้งค่าของคุณเพื่อปรับปรุงความเร็วในการถอดเสียง
ตัวอย่างเช่น การเติมข้อความอัตโนมัติจะพิมพ์ "ขอบคุณมาก" สำหรับ "tyvm"
ขั้นตอนที่ 5. ใช้แป้นเหยียบ
โปรแกรมถอดความจำนวนมาก (เช่น Express Scribe) ได้รับการออกแบบมาให้ทำงานร่วมกับแป้นเหยียบที่เป็นอุปกรณ์เสริม แป้นเหยียบ USB ช่วยให้คุณเริ่มและหยุดการเล่นเสียงด้วยเท้าของคุณ ซึ่งได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเร็วกว่าการใช้ปุ่มลัด พิจารณาการลงทุนในเหยียบการถอดความเพื่อเพิ่มความเร็วของคุณ
คันเหยียบเหล่านี้เริ่มต้นประมาณ 20 เหรียญและสามารถซื้อได้ที่ Radio Shack หรือทางออนไลน์
ขั้นตอนที่ 6 สร้างเทมเพลต
สร้างไฟล์บางไฟล์ด้วยการจัดรูปแบบหุ้นที่คุณสามารถใส่ข้อมูลเฉพาะลงไปได้ (สิ่งเหล่านี้เรียกว่า “แม่แบบ”) เป็นประโยชน์ เช่น การตั้งค่าเทมเพลตเมื่อคัดลอกไฟล์ทางการแพทย์หรือไฟล์ทางกฎหมายเป็นประจำ การใช้เทมเพลตจะช่วยคุณประหยัดเวลาในการสร้างเอกสารที่มีรูปแบบใกล้เคียงกัน
วิธีที่ 2 จาก 3: เรียนรู้ที่จะพิมพ์ได้เร็วขึ้น
ขั้นตอนที่ 1. ใช้ทั้งสิบนิ้ว
การถอดเสียงเป็นเรื่องเกี่ยวกับการพิมพ์ หากคุณต้องการปรับปรุงความเร็วในการถอดความ คุณต้องเป็นนักพิมพ์ดีดที่ยอดเยี่ยม ขั้นตอนแรกในการเรียนรู้วิธีพิมพ์ให้เร็วขึ้นคือการใช้นิ้วทั้งสิบนิ้ว แม้ว่าคุณจะเป็นพนักงานพิมพ์ดีดที่ค่อนข้างดี แต่คุณอาจละเลยนิ้วก้อยของคุณหรือชอบมือข้างหนึ่งมากกว่าอีกมือหนึ่ง ทำความคุ้นเคยกับการวางนิ้ว "แถวบ้าน" อีกครั้ง โดยวางนิ้วชี้บนปุ่ม "F" และ "J" จากนั้นตรวจสอบคีย์ที่ควรควบคุมด้วยนิ้วไหน
คุณสามารถพัฒนาทักษะนี้ได้โดยฝึกฝนด้วยแอพพิมพ์ ลองดู TypeRacer, Typing Maniac หรือ Keybr.com
ขั้นตอนที่ 2. เรียนรู้ที่จะสัมผัสประเภท
“การพิมพ์แบบสัมผัส” กำลังพิมพ์โดยไม่ต้องมองนิ้วของคุณ เมื่อคุณคุ้นเคยกับแถวบ้านและแป้นใดถูกกำหนดให้กับนิ้วใดแล้ว คุณสามารถเริ่มฝึกการพิมพ์ด้วยการสัมผัสได้ คุณสามารถสั่งสอนตัวเองที่จะไม่ดูถูก หรือคุณอาจเลื่อนกระดาษเปล่าเข้าไปในช่องเหนือกุญแจแล้วปล่อยให้มันคลุมมือคุณ การพิมพ์แบบสัมผัสต้องอาศัยการฝึกฝน แต่คุณจะพัฒนาได้ทันท่วงที
เป็นอีกครั้งที่การฝึกฝนด้วยแอปการพิมพ์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงการพิมพ์แบบสัมผัสและเพิ่มความเร็ว
ขั้นตอนที่ 3 จดจำทางลัด
แป้นพิมพ์ลัดสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและการกดแป้นพิมพ์ได้มาก จดจำปุ่มลัดพื้นฐานและใช้งานอย่างคุ้นเคยเป็นประจำ
- สำหรับปุ่มลัดต่อไปนี้ ให้ใช้ Ctrl สำหรับพีซี และ Command สำหรับ Mac
- Ctrl/Command + C = คัดลอก
- Ctrl/Command + X = ตัด
- Ctrl/Command + V = วาง
- Ctrl/Command + Z = เลิกทำ
- Ctrl/Command + S = บันทึก
- Ctrl/Command + F = ค้นหาคำ
- Ctrl/Command + A = เน้นทุกอย่าง
วิธีที่ 3 จาก 3: การออกแบบพื้นที่ทำงานตามหลักสรีรศาสตร์
ขั้นตอนที่ 1. ใช้แป้นพิมพ์
แป้นพิมพ์จริงที่มีขาเล็ก (ไม่ใช่แล็ปท็อป) เป็นเครื่องมือถอดความที่จำเป็น เมื่อคุณพิมพ์ที่คอมพิวเตอร์เป็นเวลาหลายชั่วโมง คุณจะต้องดูแลข้อมือของคุณ การใช้แป้นพิมพ์ที่มีความสูงเพียงเล็กน้อยถือเป็นการยศาสตร์สูงสุด และอ่อนโยนต่อข้อมือของคุณมากที่สุด การใช้ตำแหน่งที่เหมาะสมสามารถปรับปรุงความเร็วในการถอดความของคุณได้
ขั้นตอนที่ 2 วางตำแหน่งร่างกายของคุณอย่างถูกต้อง
จัดเก้าอี้ให้นั่งตัวตรง โดยให้หัวเอียงลงเล็กน้อยเพื่อดูหน้าจอ วิธีนี้จะช่วยให้ปลายแขนลาดลงไปถึงมือ และมือของคุณจะโค้งเหนือกุญแจ ตำแหน่งตามหลักสรีรศาสตร์นี้จะดีต่อสุขภาพแขน ข้อมือ และหลังของคุณที่สุด การรักษาสุขภาพให้แข็งแรงและสบายตัว คุณจะเพิ่มความเร็วได้
ขั้นตอนที่ 3 วางเท้าราบกับพื้น
เพื่อให้แน่ใจว่ามีท่าทางที่ดี ให้แน่ใจว่าเท้าของคุณนอนราบกับพื้นใต้โต๊ะของคุณ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้วางกล่องหรือที่พักเท้าไว้ใต้ฝ่าเท้า ตำแหน่งเท้านี้ทำให้ร่างกายของคุณสมดุลและรองรับท่าทางของคุณ ดังนั้นอย่าละเลยสิ่งนี้ การรักษาตัวเองให้อยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุด คุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 4. ใช้สายหูฟังแบบยาว
คุณต้องใช้สายเคเบิลของคุณให้ยาวพอที่คุณไม่จำเป็นต้องเอียงหรือบิดศีรษะไปด้านข้างเพื่อที่จะนั่งสบายที่แป้นพิมพ์ของคุณ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจถึงสุขภาพของคอ รักษาศีรษะให้สมดุล และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในท้ายที่สุด
ขั้นตอนที่ 5. หยุดพักเป็นประจำ
เมื่อคุณกำลังถอดเสียงเป็นเวลานาน สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดเวลาพักเป็นประจำ วิธีนี้ช่วยให้คุณยืดขา ปรับโฟกัสดวงตา และพักหูได้ การหยุดพักอาจดูตรงกันข้ามกับการทำงานเร็วขึ้น อย่างไรก็ตาม การพักช่วงสั้นๆ จะช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- พยายามให้เวลาตัวเองพัก 15 นาทีหลังเลิกงานทุกๆ 75 นาที
- อาจช่วยในการตั้งเวลา
เคล็ดลับ
- แม้แต่ผู้ถอดเสียงที่ดีที่สุดก็ยังต้องใช้เวลาอย่างน้อย 3 ชั่วโมงในการถอดเสียงหนึ่งชั่วโมงโดยไม่สูญเสียคุณภาพและความแม่นยำ
- บ่อยครั้ง การจำความผิดพลาดนั้นยากขึ้นเมื่อมองที่หน้าจอ สำหรับการตรวจสอบขั้นสุดท้ายของคุณ ให้ลองพิมพ์งานของคุณเป็นเอกสาร