คำชี้แจงของงาน (SOW) เป็นเอกสาร (และโดยปกติคือสัญญาทางกฎหมาย) ซึ่งทำให้เข้าใจระหว่างผู้รับเหมาและลูกค้าอย่างเป็นทางการ สำหรับแต่ละโปรเจ็กต์ SOW จะระบุบริการเฉพาะที่จะส่งมอบ (โดยปกติ แบ่งออกเป็นงานที่ต้องทำให้สำเร็จ) เวลาที่งานและบริการเหล่านั้นจะต้องดำเนินการ และจำนวนเงินและวันที่ครบกำหนดชำระเงิน จุดประสงค์พื้นฐานคือเพื่อใช้เป็นแผนงานของโครงการและจัดทำเอกสารความคาดหวังของฝ่ายต่างๆ ควรเป็นคำอธิบายภาษาอังกฤษที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายว่า “ทำไม” “ใคร” “อะไร” “อย่างไร” “เมื่อไหร่” “ที่ไหน” และ “เท่าไหร่”
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ทั่วไป
ขั้นตอนที่ 1 เขียน SOW ก่อนเริ่มงาน
SOW มักจะถูกสร้างขึ้นหลังจากการเจรจาสัญญาหลักเสร็จสิ้น แต่ก่อนที่งานใดๆ ในโครงการจะเริ่มต้นขึ้น อย่างไรก็ตาม บางครั้ง (โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับโครงการที่มีความอ่อนไหวต่อเวลา) การเจรจาอาจดำเนินต่อไปหลังจากที่งานได้เริ่มต้นขึ้น และ SOW ยังไม่สิ้นสุดจนกว่าโครงการจะดำเนินไปได้ด้วยดี
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหารูปแบบ SOW ที่ต้องการ
ไม่มี SOW มาตรฐานเดียวเนื่องจากอุตสาหกรรมและโครงการต่าง ๆ มีผลงานและเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกัน SOW ที่ดีคือ SOW ที่กำหนดเอง
ขั้นตอนที่ 3 ทำให้ถูกต้องในครั้งแรก
แม้ว่า SOW ดั้งเดิมจะไม่ได้รับการแก้ไข แต่ข้อตกลงด้านข้างแยกต่างหากที่เรียกว่า Change Order มักใช้เพื่อแก้ไขข้อกำหนดของ SOW เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมแบบฟอร์ม Change Order เปล่ากับ SOW โปรดทราบว่า Change Orders สามารถเพิ่มต้นทุนของโครงการได้ SOW ที่เขียนอย่างดีสามารถช่วยลดความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงคำสั่ง ไม่มีลูกค้ารายใดต้องการอยู่ในตำแหน่งที่ความคาดหวังเฉพาะของตนถูกทิ้งไว้โดยไม่มีเอกสาร ซึ่งอาจนำไปสู่ความล่าช้า การเพิ่มขึ้นของต้นทุนทั้งหมด หรือความไม่พอใจ
วิธีที่ 2 จาก 2: รูปแบบการเรียนรู้และข้อมูลเฉพาะใน SOWs
ขั้นตอนที่ 1 รวมวัตถุประสงค์
ส่วนนี้ตอบคำถาม "ทำไม" เป็นภาพรวมระดับสูงของโครงการและวัตถุประสงค์ คำอธิบายทั่วไปเป็นที่ยอมรับได้เมื่อร่าง "มุมมองจากมุมสูง" ของโครงการ แต่หลีกเลี่ยงภาษาที่สามารถตีความได้มากกว่าหนึ่งวิธี ชัดเจน อธิบายวัตถุประสงค์ที่วัดผลได้และบรรลุผลได้ซึ่งสามารถทำได้ตามความเป็นจริงในกรอบเวลาที่กำหนด
ขั้นตอนที่ 2 รวมการอภิปรายเกี่ยวกับขอบเขต
ส่วนนี้ให้คำชี้แจงที่ชัดเจน (ไม่มีตัวเลือกหรือทางเลือกอื่น) ของ "อะไร" แล้วยังไง?" งานคืออะไร? จะสำเร็จได้อย่างไร? หรือบ่อยครั้งสิ่งที่ไม่ใช่งานและอะไรที่ไม่สำเร็จ สมมติฐานคืออะไร? สิ่งที่ส่งมอบ (รายการที่ผู้รับเหมานำเสนอให้กับลูกค้าเพื่อตรวจสอบและอนุมัติ) กำลังถูกผลิตขึ้น? สิ่งที่นอกเหนือจากสิ่งที่ส่งมอบต้องเกิดขึ้นด้านการบริหาร (การจัดการโครงการ) ในแง่ของการรายงานความคืบหน้า การติดตามเวลา และการสื่อสารอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มตำแหน่ง ถ้าเป็นไปได้
ส่วนตัวเลือกนี้จะอธิบายว่างานจะดำเนินการที่ไหน (ถ้าเกี่ยวข้อง)
ขั้นตอนที่ 4 รวมกรอบเวลา
ส่วนที่ไม่บังคับนี้ระบุเวลารวมที่อนุญาตสำหรับโครงการที่เสร็จสิ้น ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้สูงสุดต่อช่วงเวลา และเวลาเฉพาะสำหรับการตรวจทานอย่างเป็นทางการหรือเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ ของโครงการ
ขั้นตอนที่ 5. กำหนดตารางเวลา
ส่วนนี้ระบุว่างานใดควรเสร็จสิ้นภายในวันที่/เวลาใด และใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำให้สิ่งนั้นเกิดขึ้น คำอธิบายของงานและผลลัพธ์ (เบื้องต้นที่ส่งมอบ) ควรมีรายละเอียด ชัดเจน และตรงไปตรงมา เพื่อให้เข้าใจง่าย นอกเหนือจากการส่งมอบ กำหนดการอาจมีรายการสำหรับการทดสอบการประกันคุณภาพ การทดสอบผู้บริโภค และรายงานความคืบหน้า
- แม้ว่ากำหนดการควรมีความเฉพาะเจาะจง แต่อย่าเน้นที่ "วิธีการ" เพราะอาจทำให้มีอุปสรรค์มากเกินไปในการทำให้โครงการสำเร็จลุล่วง คำอธิบายพื้นฐานของวิธีการที่จำเป็นต้องใช้ก็เพียงพอแล้ว
- กำหนดการมักจะรวมรายละเอียดของเกณฑ์การยอมรับ (เพื่อวัดคุณภาพของผลลัพธ์) และขั้นตอนการชำระเงิน (โดยปกติเมื่อยอมรับสิ่งที่ส่งมอบที่สำคัญ) แม้ว่าสิ่งเหล่านี้สามารถอธิบายได้ในส่วนอื่นที่แยกจากกัน
ขั้นตอนที่ 6 รวมส่วนเกี่ยวกับการยอมรับ
ส่วนนี้อธิบายกลไกสำหรับวิธีการที่คู่สัญญาจะพิจารณาว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการเป็นที่ยอมรับหรือไม่ เกณฑ์อาจมีตั้งแต่มาตรฐานคุณภาพที่วัดได้ไปจนถึงการทดสอบตามจำนวนที่ระบุ แต่ในกรณีใด ๆ จะต้องให้ประโยชน์กับการประเมินตามวัตถุประสงค์
ขั้นตอนที่ 7 ระบุมาตรฐาน
ส่วนนี้อธิบายมาตรฐานอุตสาหกรรมใดๆ ที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้เป็นไปตามสัญญา แทนที่จะทำซ้ำมาตรฐานอุตสาหกรรมใน SOW โดยเฉพาะการอ้างอิงชุดของมาตรฐานก็เพียงพอแล้ว
ขั้นตอนที่ 8 รวมข้อกำหนดด้านกำลังคน
ส่วนนี้ระบุข้อกำหนดด้านกำลังคนพิเศษ เช่น จำนวนพนักงานที่เข้าร่วมโครงการ ข้อกำหนดด้านการศึกษา (องศาหรือใบรับรอง)
ขั้นตอนที่ 9 สังเกตราคา
ส่วนนี้จะตอบคำถามว่า "เท่าไหร่" การชำระเงินเป็นค่าธรรมเนียมคงที่หรือไม่? ค่าใช้จ่าย / ต้นทุนมีปัจจัยอย่างไร? จะจ่ายเป็นเงินก้อนหรือผ่อนชำระ? กำหนดการชำระเงินคืออะไร? มีขั้นตอนการชำระเงินหรือไม่?
ขั้นตอนที่ 10 รวมสมมติฐานใด ๆ
โครงการส่วนใหญ่เต็มไปด้วยสิ่งแปลกปลอมต่าง ๆ ซึ่งฝ่ายต่าง ๆ จะต้องตั้งสมมติฐานที่หลากหลาย ในสาระสำคัญ สมมติฐานคือเงื่อนไขที่ผู้รับเหมาคาดว่าจะมีอยู่เพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ตามเงื่อนไขของ SOW ตัวอย่างเช่น ผู้รับเหมาอาจสันนิษฐานว่าพนักงานของตนจะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของลูกค้าเพื่อติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ส่งมอบได้ ส่วนสมมติฐานควรระบุสมมติฐานดังกล่าวให้ได้มากที่สุดและกำหนดแผนฉุกเฉินหรือผลที่ตามมาในกรณีที่สมมติฐานใดๆ ล้มเหลว
ขั้นตอนที่ 11 รวมพารามิเตอร์สำหรับการจัดการโครงการ
ส่วนนี้อธิบายกระบวนการติดตามความคืบหน้าของโครงการ รวมรายการต่างๆ เช่น การประชุมประจำสัปดาห์ รายงานสถานะปกติ รายงานความคืบหน้าประจำ และการประชุมทีมบริหารโครงการ ส่วนนี้ยังเป็นสถานที่ที่ดีในการอธิบายภาระหน้าที่เพิ่มเติมที่อาจมาจากโครงการ เช่น การบำรุงรักษาและการซ่อมแซมหลังจากการออกแบบและ/หรือการติดตั้งเริ่มต้น
เคล็ดลับ
- หากมี โดยปกติแล้วลูกค้าจะหักเงินส่วนหนึ่งจากการชำระเงินงวดสุดท้ายจนกว่าสินค้าที่ส่งมอบทั้งหมดจะแสดงให้ทำงานร่วมกันได้
- โดยทั่วไป SOW ที่ร่างมาอย่างดีไม่ควรอ้างอิงเอกสารภายนอกใดๆ (นอกเหนือจากมาตรฐานอุตสาหกรรม)
- อย่าลืมทำตามคำสัญญาทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างการขายและการเจรจาสัญญาใน SOW ของคุณก่อนที่โครงการจะเริ่มดำเนินการ
- ในรายละเอียดกำหนดการ ให้ใช้ภาษาสำหรับปฏิทินที่ให้ความยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น “สองเดือนหลังจาก X, Q. A. การทดสอบจะเสร็จสิ้น” แทนที่จะเป็น “ในวันที่ 5 มิถุนายน Q. A. การทดสอบจะเสร็จสิ้น” ซึ่งช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น (โดยไม่มีคำสั่งเปลี่ยนแปลง) หากเกิดความล่าช้าในกระบวนการก่อนหน้านี้
- SOW อาจถูกกำหนดให้เป็น "ความลับ" หากเป็นเช่นนั้น SOW ควรมีส่วนสั้น ๆ ที่อธิบายถึงผลที่ตามมา (โดยปกติคือค่าปรับทางการเงินคงที่) สำหรับการละเมิดการรักษาความลับ
