การรู้วิธีลงนามในจดหมายเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับการเรียนรู้เอกสารทางธุรกิจ เช่นเดียวกับจดหมายส่วนตัว จดหมายที่เป็นมิตร หรือแม้แต่ความสนิทสนม เรียนรู้วิธีวางลายเซ็นของคุณ และสิ่งที่ต้องใส่ก่อนและหลังลายเซ็น ปรับแต่งการลงชื่อออกจากผู้รับแต่ละคนเพื่อให้ปิดจดหมายของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การลงนามในจดหมายธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1 ขอบคุณผู้รับที่สละเวลา
นี้สามารถรวมไว้ในย่อหน้าสุดท้ายหรือเป็นการปิดอย่างเป็นทางการ เขียนบางอย่างเช่น:
- ขอขอบคุณที่สละเวลาและให้ความสนใจในเรื่องนี้
- ฉันซาบซึ้งในการพิจารณาของคุณ ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ
- "ขอบคุณ" ง่ายๆ ที่ท้ายย่อหน้าของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 เขียนปิด
ถือว่าสุภาพและเป็นมืออาชีพเมื่อลงนามในจดหมายหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจทุกประเภท การปิดรายการควรให้ความช่วยเหลือ พูดขอโทษซ้ำ หรืออ้างอิงถึงเหตุการณ์ในอนาคต ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่:
- ฉันขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้ทันที
- เราหวังว่าจะใช้ข้อมูลอันมีค่าของคุณในฐานะลูกค้าต่อไป
- เราขออภัยอีกครั้งสำหรับความไม่สะดวกที่อาจเกิดขึ้น
- หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม อย่าลังเลที่จะถาม
- โปรดให้คำแนะนำที่จำเป็น
- ฉันหวังว่าจะได้พบคุณ
- ฉันหวังว่าจะได้รับการตอบกลับของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 จัดรูปแบบจดหมายของคุณให้ถูกต้อง
สำหรับจดหมายธุรกิจ สิ่งสำคัญคือคุณต้องจัดรูปแบบการปิดบัญชีอย่างถูกต้อง แต่ไม่ต้องกังวล มันเป็นเรื่องง่าย. ป้อนหนึ่งการส่งคืนหรือช่องว่างขนาดพิมพ์หนึ่งช่องระหว่างบรรทัดสุดท้ายของจดหมายของคุณกับจดหมายปิดเพื่อจัดรูปแบบลายเซ็นของคุณอย่างเหมาะสม
ควรล้างด้วยระยะขอบด้านซ้ายในข้อความที่จัดรูปแบบบล็อก หรืออยู่กึ่งกลางด้านล่างเนื้อหาของตัวอักษรตามวันที่ในรูปแบบบล็อกที่แก้ไข
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มการปิดฟรี
โดยทั่วไปจะเป็นคำหนึ่งหรือสองคำที่ตามหลังการปิดอย่างเป็นทางการของคุณ เลือกการปิดที่เหมาะสมสำหรับจดหมายที่คุณกำลังเขียน การปิดจดหมายธุรกิจควรเป็นมืออาชีพและให้เกียรติ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำหรือจดหมายและบุคคลที่จะได้รับ การปิดที่แตกต่างกันอาจมีความเหมาะสมมากกว่าคนอื่นๆ การปิดแบบอภินันทนาการเริ่มต้นด้วยอักษรตัวใหญ่และลงท้ายด้วยเครื่องหมายจุลภาค ไม่ควรมีคำอื่นใดที่ลงท้ายด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ รวมสิ่งที่ชอบ:
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ,
- ด้วยความปรารถนาดี
- ทั้งหมดที่ดีที่สุด,
- ขอแสดงความนับถือ
- พิจารณาว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร รองประธานอาวุโสของบริษัทอาจต้องการการปิดอย่างเป็นทางการ ("ขอแสดงความนับถือ") มากกว่าตัวแทนฝ่ายขายที่คุณเล่นบาสเก็ตบอลด้วย ("ไชโย")
- พิจารณาวัตถุประสงค์ของจดหมาย บันทึกของบริษัทที่แนะนำนโยบายใหม่จะถือเป็นการปิดอย่างเป็นทางการมากกว่าบันทึกแสดงความยินดีกับเพื่อนร่วมงานที่เพิ่งได้รับการเลื่อนตำแหน่ง ("ดีที่สุด")
- ลองใช้บางอย่างเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ด้วยความปรารถนาดี" หากผู้รับเป็นคนใกล้ชิดของคุณ "ขอแสดงความนับถือ" จะดีกว่าเมื่อคุณรู้จักผู้รับในขณะที่ "ด้วยความจริงใจ" มักใช้หากคุณไม่รู้จักผู้รับ
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนสามผลตอบแทนและพิมพ์ชื่อของคุณ
สิ่งสำคัญคือต้องเว้นช่องว่างประมาณ 3 ครั้งก่อนที่จะลองใช้ชื่อของคุณกับสิ่งที่เรียกว่า "เส้นลายเซ็น" (คุณจะต้องใช้ช่องว่างด้านบนนี้ในภายหลัง) เยื้องเพื่อให้ข้อความของคุณชัดเจนด้วยการปิดแบบอภินันทนาการและพิมพ์ชื่อของคุณ รวมชื่อใด ๆ เช่น Miss, Mrs., Ms. ก่อนชื่อของคุณ บรรทัดลายเซ็นอาจรวมบรรทัดที่สองสำหรับตำแหน่งงานหรือตำแหน่ง (เช่น ผู้อำนวยการหลักสูตร) หากเหมาะสม
- เป็นการดีที่สุดที่จะเขียนชื่อเต็มเสมอ
- คุณอาจต้องการระบุข้อมูลติดต่อที่เกี่ยวข้อง เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล ที่อยู่ทางไปรษณีย์ หมายเลขต่อ หรือที่อยู่เว็บไซต์
ขั้นตอนที่ 6 เซ็นชื่อของคุณด้วยมือ
ในช่องว่างที่คุณเหลือไว้เหนือเส้นลายเซ็นของคุณ ให้เขียนลายเซ็นของคุณด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ
วิธีที่ 2 จาก 2: การลงนามในจดหมายส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 1. จัดรูปแบบการปิดให้ถูกต้อง
ย้อนกลับ 1 ครั้งต่อจากบรรทัดสุดท้ายของจดหมาย แล้วใส่ตัวอักษรปิดชิดขวา ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่กับอักษรตัวแรกของคำแรกของการปิดตัวอักษร จากนั้นใส่เครื่องหมายจุลภาคต่อจากตัวเลือกที่คุณเลือก
ในจดหมายส่วนตัว เป็นทางเลือกทางเทคนิค หากคุณต้องการใช้คำอื่นๆ ที่ตามมาเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
ขั้นตอนที่ 2 ใช้การปิดตัวอักษรพื้นฐาน
คุณมีอิสระมากขึ้นในการทำตัวสบายๆ และแม้แต่เรื่องไร้สาระเล็กน้อยหากคุณกำลังเขียนจดหมายส่วนตัวถึงคนที่คุณรู้จักเป็นอย่างดี ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณและทำงานในขอบเขตของความสัมพันธ์ของคุณและเหตุผลที่จดหมายของคุณเลือกการปิดที่ดีที่สุด สิ่งต่อไปนี้ควรทำงานได้ดี:
- ความรัก,
- ด้วยรัก,
- ขอแสดงความนับถือ
- เพื่อนของคุณ,
- ดูแล,
- ด้วยความปรารถนาดี
- ความสงบสุขและความรัก,
- คิดถึงคุณ
ขั้นตอนที่ 3 เขียนการลงชื่อออกส่วนบุคคล (ไม่บังคับ)
หากคุณกำลังเขียนถึงเพื่อนสนิทหรือสมาชิกในครอบครัว ให้พิจารณาการปิดส่วนตัวมากขึ้น เช่น:
- XO,
- ขอแสดงความนับถือ
- กอด
- จูบ,
- อีกไม่นาน,
- เขียนเร็ว ๆ นี้.
ขั้นตอนที่ 4 เขียนการออกจากระบบอย่างใกล้ชิด (ไม่บังคับ)
หากคุณกำลังเขียนถึงคนรัก คำลงท้ายอาจมีความใกล้ชิดยิ่งขึ้น การปิดจดหมายอย่างจริงใจและสง่างามช่วยให้จดหมายฟังดูเหมือนมาจากคุณ ไม่ใช่การ์ดอวยพรที่ซื้อจากร้าน วลีที่ถูกต้องอาจช่วยปรับปรุงความสัมพันธ์ของคุณ ติดตามการลงชื่อออกด้วยชื่อย่อหรือลายเซ็นของคุณ พิจารณาสิ่งเหล่านี้:
- รักเสมอ,
- ตลอดไป
- ขอแสดงความนับถือ
- อยากเห็นคุณ,
- ขอแสดงความนับถือ
- ที่รักของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. ลงนามในจดหมายภายใต้การปิด
ต่างจากจดหมายธุรกิจ ในจดหมายส่วนตัว คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ชื่อของคุณเพื่อให้อ่านง่ายและเป็นทางการ สมมติว่าบุคคลนั้นคุ้นเคยกับคุณ เพียงเซ็นชื่อด้วยมือโดยตรงใต้จดหมายปิด
- ใช้ชื่อและนามสกุลของคุณเมื่อลงนาม หากคุณรู้จักบุคคลนั้นดี ลงชื่อด้วยชื่อจริงเท่านั้น
- ลงชื่อด้วยชื่อและนามสกุลของคุณหากคุณกำลังเขียนถึงคนที่คุณไม่เคยพบเห็นหน้ากัน
- ใช้ชื่อหรือชื่อเล่นของคุณในจดหมายถึงเพื่อนหรือผู้ร่วมธุรกิจที่รู้จักคุณ
ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มคำลงท้ายเพื่อสัมผัสที่เป็นส่วนตัวยิ่งขึ้น
บางครั้งมีการรวมคำลงท้ายด้วยเพื่อทำให้น้ำเสียงของจดหมายเบาลงด้วยมุกตลก หรือเพื่อจีบผู้รับอย่างสนุกสนาน เนื่องจากคำลงท้ายมักจะเป็นเพียงประโยคหรือสองประโยค จึงสามารถใช้เป็นวิธีการใส่ข้อมูลได้โดยไม่ต้องกดดันให้เขียนคำอธิบาย ยกตัวอย่างเหล่านี้:
- “ป.ล. ฉันหมดกล่องช็อคโกแลตแล้ว กรุณาส่งเสบียงเพิ่มเติมด้วย”
- “ป.ล. ฉันลืมบอกไปอย่างหนึ่ง ฉันหลงรักเธอเข้าแล้ว”
จดหมายช่วยเหลือ
ตัวอย่างการปิดจดหมาย
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างวิธีการปิดจดหมายสมัครงาน
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างจดหมายตอบรับข้อเสนองาน
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
เคล็ดลับ
- พิจารณาสถานการณ์และเหตุผลสำหรับจดหมายของคุณ หากคุณกำลังเขียนจดหมายเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ คุณอาจต้องการดูแลให้มันเป็นทางการโดยเฉพาะ
- เมื่อเขียนจดหมายขอบคุณ อย่าลืมแสดงความขอบคุณเป็นครั้งสุดท้ายก่อนที่จะประทับตรา
- ยิ่งเบายิ่งดี การสิ้นสุดจดหมายของคุณไม่ใช่เวลาที่จะเริ่มคิดปรัชญาเกี่ยวกับความหมายของชีวิตหรือความสำคัญเชิงเปรียบเทียบของสิ่งที่คุณทานสำหรับมื้อกลางวันในวันนี้ เก็บของหนักๆ สำหรับจดหมายฉบับต่อไปของคุณ
- คิดว่าข้อความในจดหมายของคุณคืออะไร คุณกำลังพยายามจะสื่ออะไร? ด้วยวิธีนี้คุณสามารถจบได้ตามลำดับ
- คิดถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ จดหมายแบบไหนที่พวกเขาคาดหวังจากคุณ? คุณคาดหวังว่าจะได้รับจดหมายประเภทใดจากพวกเขา