การจัดระเบียบไฟล์สำนักงานอาจเป็นงานที่ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีไฟล์และเอกสารจำนวนมาก แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นกระบวนการที่ยุ่งยาก การวางแผนล่วงหน้าและตัดสินใจเกี่ยวกับระบบไฟล์สามารถช่วยคุณจัดระเบียบไฟล์ให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ และมั่นใจได้ว่าคุณจะพบเอกสารสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อคุณมีไฟล์ของคุณอยู่ในลำดับที่ดีแล้ว คุณจะต้องยึดติดกับระบบที่สอดคล้องกันเพื่อรักษาไฟล์ของคุณในแบบนั้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การพัฒนาระบบ
ขั้นตอนที่ 1 สร้างหมวดหมู่ไฟล์
สิ่งแรกที่ต้องทำหากคุณต้องการจัดระเบียบไฟล์ของคุณคือตัดสินใจว่าคุณจะใช้หมวดหมู่หลักใดในการจัดเรียง สำนักงานประเภทต่างๆ จะมีประเภทที่แตกต่างกันออกไป แต่ระบบทั่วไปจะเหมือนกัน คุณต้องคิดหาระบบที่จัดเรียงไฟล์ของคุณอย่างมีความหมาย
ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานในสำนักงานกฎหมายและต้องการจัดระเบียบไฟล์ของลูกค้า คุณอาจจัดเรียงตามประเภทคดีทั่วไป: การฟ้องร้องคดี ภาคทัณฑ์ องค์กร การบริหาร และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งค่าหมวดหมู่ย่อย
ภายในแต่ละหมวดหมู่ คุณสามารถเจาะจงมากขึ้นโดยการพัฒนารายการหมวดหมู่ย่อย กระดาษแต่ละชิ้นที่จำเป็นต้องยื่นสามารถกำหนดได้สองคำ ได้แก่ หมวดหมู่ทั่วไปและหมวดย่อย
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังตั้งค่าระบบการยื่นเรื่องทางการเงิน คุณอาจมีหมวดหมู่ทั่วไปของ “การชำระเงินขาออก” แล้วตั้งค่าหมวดหมู่ย่อยของผู้ขาย ซัพพลายเออร์ บริการ ผู้เชี่ยวชาญ และค่าใช้จ่ายในการบริหาร
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ระบบรหัสสี
ฟังดูง่าย แต่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการจัดระเบียบไฟล์ของคุณเพื่อการเข้าถึงอย่างรวดเร็ว ตัดสินใจว่าคุณจะมีหมวดหมู่ต่างๆ กี่ประเภทในระบบการจัดเก็บ จากนั้นใช้โฟลเดอร์สีต่างๆ มากมาย
แทนที่จะใช้โฟลเดอร์ที่มีสีทั้งหมด คุณสามารถใช้โฟลเดอร์ manila ปกติและรับสติกเกอร์สีแทน จากนั้นคุณสามารถติดสติกเกอร์ที่แถบด้านบน ที่ขอบของโฟลเดอร์ หรือทั้งสองอย่างเพื่อให้มองเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 ติดป้ายกำกับไฟล์
แต่ละไฟล์ในสำนักงานของคุณมีที่ที่ชัดเจนแล้ว คุณควรเขียนป้ายกำกับบนแท็บของแต่ละโฟลเดอร์ให้ชัดเจนและเรียบร้อย เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่ามันอยู่ตรงไหน ป้ายกำกับในแต่ละโฟลเดอร์ควรเริ่มต้นด้วยหมวดหมู่ทั่วไป แล้วตามด้วยหมวดหมู่ย่อยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ที่มีบันทึกการชำระเงินให้กับผู้ขายของคุณจะมีป้ายกำกับว่า "การชำระเงินขาออก / ผู้ขาย"
- ฉลากบนแต่ละไฟล์ควรพิมพ์ให้เรียบร้อยและสม่ำเสมอที่สุด คุณสามารถซื้อแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่จะช่วยให้คุณจัดรูปแบบฉลากได้ง่ายมาก คุณจึงสามารถพิมพ์และพิมพ์โดยใช้คอมพิวเตอร์ของคุณได้
- หากคุณพิมพ์ฉลากด้วยคอมพิวเตอร์ คุณควรใช้ขนาดแบบอักษรและรูปแบบที่สอดคล้องกัน หากคุณกำลังพิมพ์ด้วยมือ คุณควรพยายามทำให้สม่ำเสมอและเรียบร้อยที่สุด
ขั้นตอนที่ 5. จัดเรียงไฟล์ตามลำดับตัวอักษร
เมื่อระบบการจัดเก็บของคุณถูกสร้างขึ้นและคุณได้สร้างโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณแล้ว ให้จัดวางตามลำดับ คุณควรจัดเรียงโฟลเดอร์ทั่วไปตามตัวอักษร ภายในแต่ละโฟลเดอร์ทั่วไป หมวดหมู่ย่อยทั้งหมดควรจัดเรียงตามตัวอักษรเช่นกัน
คุณอาจเลือกจัดเรียงข้อมูลบางส่วนตามวันที่แทนที่จะจัดเรียงตามป้ายกำกับหัวข้อ ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณจะต้องตัดสินใจด้วยตัวเองว่าควรจัดเรียงไฟล์ของคุณด้วยรายการใหม่ล่าสุดที่อยู่ข้างหน้าและย้ายไปที่ไฟล์ที่เก่าที่สุดหรือในทางกลับกัน
ขั้นตอนที่ 6 เว้นช่องว่างหลายนิ้วในแต่ละลิ้นชักเก็บเอกสาร
เมื่อคุณกำลังสร้างระบบการจัดเก็บ คุณต้องเว้นที่ว่างสำหรับไฟล์ที่จะเติบโต เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะได้รับเอกสารเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มลงในแต่ละโฟลเดอร์อย่างไม่ต้องสงสัย เว้นพื้นที่สำหรับขยายไฟล์ของคุณ มิฉะนั้น คุณจะมีงานยากในภายหลังในการย้ายส่วนทั้งหมดหรือลิ้นชักไฟล์เพื่อให้มีที่ว่าง
วิธีที่ 2 จาก 3: การจัดเรียงไฟล์ที่ไม่เป็นระเบียบ
ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมวัสดุทั้งหมดที่ต้องยื่น
หากคุณเริ่มด้วยชุดเอกสารที่ไม่ได้รับการจัดระเบียบและไม่เป็นระเบียบ คุณจะต้องเริ่มด้วยการดึงกระดาษเข้าด้วยกัน ค้นหาที่ทำงานและรวบรวมทุกอย่างไว้ในกองเดียว จากนั้นคุณจะสามารถทำงานในการจัด
ขั้นตอนที่ 2 แยกเอกสารออกเป็นสองกลุ่มสำหรับ "การดำเนินการ" และ "การยื่นเอกสาร
” ในขั้นแรก คุณควรสร้างโฟลเดอร์หรือกองสำหรับทุกสิ่งที่ต้องการดำเนินการทันที เอกสารเหล่านี้ไม่ควรถูกยื่น หรือคุณอาจจำไม่ได้ว่าต้องทำงานที่ต้องทำ ตั้งค่าโฟลเดอร์ "การกระทำ" นี้ไว้เพื่อแก้ไขในไม่ช้า จากนั้นดำเนินการยื่นเอกสารที่เหลือ
จัดระเบียบไฟล์ "การกระทำ" เอกสารที่ต้องจัดการทันทีควรแยกออกเป็นกลุ่มเล็กๆ ตามงานที่คุณต้องทำ ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าหมวดหมู่ย่อยเช่น โทร เขียน ส่งมอบ และชำระเงิน
เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
ขั้นตอนที่ 3 หยิบกระดาษแต่ละแผ่นหนึ่งครั้ง
ขณะที่คุณจัดเรียงเอกสารหลวม ๆ ที่คุณยื่น ให้ตัดสินใจเกี่ยวกับแต่ละฉบับในขณะที่คุณตรวจทาน หยิบกระดาษขึ้นมาอ่าน ตัดสินใจว่าหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยใดที่อยู่ในระบบการจัดเก็บของคุณ แล้วเก็บทิ้ง การทำงานในลักษณะนี้จะช่วยให้คุณมีความสม่ำเสมอในการยื่นเรื่องของคุณ และจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาโดยจัดการกับแต่ละรายการเพียงครั้งเดียว
ในขณะที่คุณตรวจทานแต่ละรายการ คุณควรกำหนดว่าคุณจำเป็นต้องเก็บมันไว้หรือไม่ ถ้ากระดาษเป็นสิ่งที่จัดการไปแล้วและไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องเก็บไว้เป็นบันทึก ให้พิจารณาทิ้งมันแทนที่จะยื่นมัน
ขั้นตอนที่ 4 แฉแต่ละรายการ
กระดาษส่วนใหญ่ที่คุณมีอาจจะส่งมาทางจดหมายและมักจะอยู่ในซองและพับ นำกระดาษออกจากซองจดหมาย เปิดให้เรียบ แล้วจัดไฟล์ การใส่กระดาษแต่ละแผ่นในลักษณะนี้จะช่วยให้โฟลเดอร์ของคุณพอดีกับลิ้นชักไฟล์อย่างสม่ำเสมอ โดยไม่โปนตรงที่กระดาษที่พับซ้อนกัน
- ตัดสินใจว่าคุณจำเป็นต้องเก็บซองจดหมายไว้หรือไม่. ในกรณีส่วนใหญ่ ซองจดหมายไม่จำเป็นและสามารถทิ้งได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณเชื่อว่าคุณอาจต้องการหลักฐานการจัดส่งหรือหลักฐานตราไปรษณียบัตร คุณควรเย็บซองจดหมายลงบนกระดาษและเก็บไว้ด้วยกัน
- ควรเย็บกระดาษหลายแผ่นเข้าด้วยกัน สิ่งนี้จะป้องกันไม่ให้สิ่งของถูกแยกหรือสูญหาย ควรใช้ลวดเย็บกระดาษมากกว่าคลิปหนีบกระดาษเพราะ (ก) ลวดเย็บกระดาษจะพอดีกันในแฟ้มมากกว่า และ (ข) ลวดเย็บไม่มีปัญหาการเลื่อนหลุด
วิธีที่ 3 จาก 3: การดูแลรักษาไฟล์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ตะกร้า "ไปที่ไฟล์"
เมื่อมีจดหมายโต้ตอบใหม่เข้ามาในสำนักงานของคุณหรือเมื่อมีการสร้างเอกสารใหม่ คุณอาจไม่สามารถยื่นได้ทันที คุณควรวางทุกอย่างที่จำเป็นต้องยื่นในที่เดียวที่จะยื่นเมื่อทำได้ ตะกร้าบนโต๊ะที่เขียนว่า "To File" เป็นวิธีที่ดีในการจัดวางกระดาษเหล่านี้ไว้จนกว่าคุณจะพร้อม
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดเวลาที่สม่ำเสมอในการทำงานในการยื่นเอกสาร
หากทำได้ ให้จัดตารางเวลาในแต่ละวันหรือสัปดาห์ให้สอดคล้องกันเพื่อใช้ในการยื่นเอกสารใหม่ หากคุณทำให้การยื่นเรื่องเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรของคุณเป็นประจำ คุณก็มีแนวโน้มที่จะทำตามนั้นมากขึ้น
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจจัดสรรเวลาครึ่งชั่วโมงสุดท้ายของแต่ละวันเพื่อยื่นเอกสารของวัน หากเวลานี้ไม่เพียงพอ คุณอาจลองยื่นเอกสารวันละสองครั้ง ก่อนที่คุณจะไปรับประทานอาหารกลางวันและก่อนออกเดินทางในวันนั้น
- กุญแจสู่ความสำเร็จคือความสม่ำเสมอและการทำซ้ำ
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อื่นที่เข้าถึงไฟล์ได้เข้าใจระบบ
หากคุณเป็นคนเดียวที่ใช้ไฟล์ของคุณ คุณก็ควรจะสามารถรักษาลำดับที่คุณสร้างขึ้นได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม หากบุคคลอื่นจำเป็นต้องใช้เอกสารในไฟล์ของคุณ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจและปฏิบัติตามระบบที่คุณสร้างขึ้น การมีระบบการจัดเก็บเอกสารจะไม่เป็นประโยชน์หากเอกสารถูกจัดพิมพ์ผิดและจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ไม่ถูกต้อง
หากอาจมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าหากคุณเสนอให้ซื้อของที่คนอื่นในสำนักงานอาจต้องการ จากนั้นขอให้พวกเขาส่งคืนทุกอย่างให้กับคุณโดยตรง จากนั้นคุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกอย่างได้รับการเติมอย่างถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 4 เก็บเอกสารสำคัญไว้ในที่ปลอดภัย
วัสดุพิเศษบางอย่างอาจต้องเก็บไว้ในสถานที่พิเศษแยกต่างหาก ตัวอย่างเช่น เอกสารบางอย่างอาจต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัยหรือในกล่องล็อคที่ทนไฟ คุณอาจต้องเก็บเอกสารบางอย่างไว้นอกสถานที่ ในตู้นิรภัยของธนาคาร หรือที่สำนักงานทนายความของบริษัทของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. ตรวจสอบไฟล์ของคุณเป็นประจำ
อย่างน้อยปีละครั้ง หรือบ่อยกว่านั้นหากจำเป็น คุณควรจัดสรรเวลาเพื่อตรวจสอบไฟล์ของคุณ วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบนี้คือเพื่อตัดสินใจว่ามีเอกสารหรือโฟลเดอร์ทั้งหมดที่สามารถทิ้งหรืออาจย้ายไปที่สถานที่จัดเก็บนอกสถานที่ หากไม่ต้องการสิ่งใดอีก คุณก็ควรทิ้งมันไป หากเป็นสิ่งที่คุณไม่คิดว่าจะใช้เป็นประจำแต่อาจจำเป็นต้องเก็บไว้เป็นบันทึก คุณควรส่งไปยังที่จัดเก็บ