บันทึกช่วยจำหรือบันทึกเป็นข้อความที่ปรับให้เหมาะกับผู้ชมเฉพาะเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบบางสิ่งบางอย่าง บันทึกช่วยจำเป็นเอกสารสำนักงานทั่วไป จึงสามารถครอบคลุมหัวข้อต่างๆ ได้หลากหลาย และแจกจ่ายเป็นสำเนากระดาษ ทางโทรสารหรือทางอีเมล โดยทั่วไป ความเป็นทางการของบันทึกช่วยจำของคุณจะขึ้นอยู่กับองค์กรที่คุณทำงานและลักษณะทางกฎหมายของหัวข้อ บันทึกการปรับปรุงอาคารโดยทั่วไปจะแจ้งให้ผู้เช่า พนักงาน เจ้าของ หรือคนงานทราบเกี่ยวกับการปรับปรุงที่จำเป็นซึ่งจะส่งผลต่อสภาพแวดล้อมของพวกเขา ดูวิธีเขียนบันทึกช่วยจำสำหรับการปรับปรุงอาคาร
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 ขอสำเนาบันทึกข้อตกลงก่อนหน้า
คุณสามารถสัมผัสได้ถึงน้ำเสียงและความเป็นทางการขององค์กรของคุณโดยดูตัวอย่างของประกาศที่ผ่านมา ขอให้หัวหน้าของคุณจัดหาเฉพาะตัวอย่างที่พวกเขาพอใจเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 รับสำเนาข้อมูลติดต่อสำหรับผู้ที่ได้รับผลกระทบจากบันทึกนี้
คุณจะต้องส่งสำเนาให้แต่ละฝ่าย และอาจใช้เวลาสองสามวันหรือหลายสัปดาห์ในการรับที่อยู่หรืออีเมลที่จำเป็นทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 3 รวบรวมข้อเท็จจริงใด ๆ ที่จำเป็นเพื่อพิสูจน์ความจำเป็นในการปรับปรุงอาคาร
หากคณะกรรมการที่อยู่อาศัยหรืออพาร์ตเมนต์ผ่านญัตติอนุมัติการปรับปรุงใหม่ ให้ขอสำเนาญัตติเพื่อให้สามารถขอหรือแจกจ่ายได้ ยิ่งมีการปรับปรุงใหม่มากเท่าไร คุณก็ยิ่งต้องการหลักฐานมากขึ้นเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดเส้นตาย
สำหรับการปรับปรุงครั้งใหญ่ คุณอาจต้องการส่งบันทึกช่วยจำล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขาสามารถจัดเตรียมที่พักที่จำเป็นได้ หากการปรับปรุงเป็นนาทีสุดท้าย ให้กำหนดวันและเวลาที่จะเกิดขึ้น รวมทั้งเวลาที่ผู้คนจะสร้างที่พัก
ขั้นตอนที่ 5. เขียนโครงร่างของบันทึกช่วยจำของคุณ
การเขียนเชิงธุรกิจใด ๆ ใช้เพื่อโน้มน้าวผู้อ่านบางสิ่ง ภายใต้หัวเรื่อง ให้ร่างแบบร่างที่มีหัวข้อบันทึก คำอธิบาย กำหนดเวลาและวันที่ หลักฐาน และข้อมูลติดต่อเพื่อติดตามผล
ขั้นตอนที่ 6 จัดโครงสร้างบันทึกช่วยจำของคุณ
ใช้โลโก้และโครงสร้างของบริษัท หากเป็นบันทึกที่ผลิตในชื่อบริษัท ต่อไปนี้คือแนวทางสำหรับการจัดรูปแบบบันทึกช่วยจำ:
- วางชื่อผู้รับที่มุมซ้ายบนของเอกสารการประมวลผลคำ อาจเป็นชื่อทั่วไปหรือชื่อเฉพาะ แต่ควรจดจำได้ง่าย ดังนั้นบุคคลนั้นจึงรู้ว่าบันทึกการปรับปรุงอาคารเกี่ยวข้องกับพวกเขา
- ถัดไป พิมพ์บุคคล บุคคล หรือบริษัทที่กำลังเขียนบันทึกช่วยจำ หากคุณกำลังเขียนบันทึกช่วยจำสำหรับแผนกหรือบริษัท คุณอาจต้องขออนุมัติก่อนส่งบันทึกโดยใช้ชื่อบุคคลอื่น
- ลงวันที่ด้านล่าง ควรจัดทำบันทึกช่วยจำอย่างรวดเร็ว เนื่องจากโดยปกติแล้วจะขอให้ผู้อื่นสังเกตบางสิ่งบางอย่างในเวลาที่เหมาะสม
- เขียนหัวข้อบันทึกการปรับปรุงอาคารโดยใช้คำอธิบายที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนว่า "เรื่อง: การปรับปรุงอาคาร" ให้เขียนว่า "การซ่อมแซมลิฟต์ วันที่ 30 สิงหาคม เวลา 06.00 น. ถึง 08.00 น."
- เขียนเนื้อความของข้อความ เขียนวัตถุประสงค์ เหตุใดจึงจำเป็นต้องปรับปรุง เหตุใดการปรับปรุงจึงเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน และหลักฐานที่จำเป็น เช่น รหัสอาคารหรือประเด็นด้านความปลอดภัย ตรงไปตรงมา พยายามไม่รวมการเขียนที่ไม่สนับสนุนข้อความของคุณ
ขั้นตอนที่ 7 รวมหัวข้อย่อยหรือรายการ หากจำเป็น
ผู้คนมักจะอ่านบันทึกที่ไม่ใช่ข้อความ เนื่องจากบันทึกช่วยจำค่อนข้างไม่เป็นทางการ คุณจึงสร้างรายการหัวข้อย่อยหรือใช้ข้อความตัวหนาเพื่อเน้นส่วนใดส่วนหนึ่งของกำหนดเวลาหรือวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงใหม่ได้
ขั้นตอนที่ 8 แก้ไขบันทึกช่วยจำของคุณเป็น 1 หน้า
หากคุณกำลังให้บันทึกช่วยจำกับคนจำนวนมาก วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะอ่านคือทำให้สั้น ถ้ายาวไปและจุดประสงค์ไม่ชัดเจนในทันทีก็อาจจะเก็บไปจนกว่าจะมีเวลาว่าง
สิ่งนี้ไม่เป็นความจริงในบันทึกทางกฎหมายและบันทึกช่วยจำของบริษัทบางฉบับที่มีรายงานการสร้างหรือคำร้องของคณะกรรมการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าผู้ชมของคุณคาดหวังความยาวเท่าใด
ขั้นตอนที่ 9 พิสูจน์บันทึกช่วยจำสำหรับข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์
หากทักษะการเขียนของคุณไม่แข็งแรง ให้ผู้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานที่สามารถแก้ไขได้
ขั้นตอนที่ 10. ลงนามในจดหมาย
เมื่อได้รับการอนุมัติ คุณจะต้องลงนามและลงวันที่เพื่อให้เป็นทางการ รวมข้อมูลติดต่อของคุณ และข้อมูลติดต่อของใครก็ตามที่พวกเขาสามารถถามคำถามได้ที่ด้านล่างของบันทึกช่วยจำ
ขั้นตอนที่ 11 รวมไฟล์แนบที่จำเป็น
พิมพ์สำเนาบันทึกช่วยจำและไฟล์แนบสำหรับผู้ติดต่อแต่ละราย เย็บกระดาษลงในบันทึกช่วยจำก่อนส่ง
ขั้นตอนที่ 12 ส่งบันทึกช่วยจำของคุณในเวลาที่เหมาะสม
ผู้คนจะต้องใช้เวลาในการวางแผนระหว่างการปรับปรุง ดังนั้นพยายามให้ข้อมูลแก่พวกเขาเมื่อมีการประกาศ
