หากคุณอยู่ในธุรกิจหรือโรงเรียนที่ต้องการให้คุณทำงานกับลูกค้าหรือโครงการหลายราย ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ มีหลายวิธีในการยื่นเอกสาร แต่ท้ายที่สุด ระบบของคุณควรสะท้อนถึงความต้องการของคุณ วิธีที่ดีที่สุดในการเตรียมระบบที่มีประสิทธิภาพคือการสำรองเวลาสองสามวันเพื่อทำงานในองค์กรเท่านั้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเตรียมระบบการจัดเก็บใหม่
ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมวัสดุทั้งหมดของคุณ
คุณต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดของคุณก่อนที่จะพยายามตั้งค่าระบบที่เหมาะสม สำรวจสถานที่ทั้งหมดที่คุณอาจมีเอกสารและรวมไว้ในกองเดียว ใช้เวลาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถบัญชีสำหรับการทำงานที่ใช้งานอยู่และไม่ได้ใช้งานทั้งหมดที่คุณมี
- วางแผนล่วงหน้าด้วยการล้างพื้นที่โต๊ะเพื่อทำงานบนเอกสารของคุณ
- หากคุณกำลังปรับเอกสารของคนอื่นให้เป็นระบบการจัดเก็บใหม่ ให้ลบเอกสารทั้งหมดออกจากระบบปัจจุบัน จะดีกว่าสำหรับคุณในการจัดการเอกสารทั้งหมดและเตรียมระบบใหม่
ขั้นตอนที่ 2 ผ่านเอกสารทั้งหมด
นี่เป็นส่วนที่ยากของกระบวนการ แต่ก็เป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดระเบียบด้วย แยกไฟล์ทั้งหมดตามสิ่งที่เป็น เช่น ใบแจ้งยอดธนาคาร บิลบัตรเครดิต และการชำระเงินจำนอง อาจดูน่าเบื่อ แต่ให้อ่านแต่ละเอกสารในกองของคุณเพื่อพิจารณาว่าคุณกำลังทำงานอะไรอยู่
- คุณไม่จำเป็นต้องอ่านแต่ละบทความ แต่การอ่านคร่าวๆ จะช่วยคุณได้
- โพสต์อิทเหมาะสำหรับการทำเครื่องหมายเอกสารสำคัญที่คุณรู้ว่าคุณจะต้องใช้เวลากับมัน
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งกอง
เมื่อคุณเริ่มจัดเรียงเอกสารของคุณ คุณควรเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน คุณสามารถวางเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับไคลเอนต์ “Nickelback” ไว้ในกองเดียว อีกตัวอย่างหนึ่งคือการรวบรวมงานของคุณตามเดือน
- การมีความรู้สึกตามลำดับเวลาอาจเป็นประโยชน์สำหรับความต้องการในการยื่นของคุณ
- กำหนดลำดับความสำคัญในขณะที่จัดเรียงเอกสาร เมื่อคุณเห็นกระดาษที่มีความสำคัญเป็นพิเศษ ให้วางไว้บนกองกระดาษตามลำดับ
ขั้นตอนที่ 4. ลดตามที่เห็นสมควร
กองอื่นที่คุณสามารถสร้างได้คือกองขยะ คุณไม่จำเป็นต้องทิ้งเอกสารกองโต แต่คุณควรแยกเอกสารที่ไม่สำคัญออกจากกองอื่นๆ คุณยังสามารถตั้งกองเบ็ดเตล็ดที่สุ่มเอกสารได้
หากคุณมั่นใจ 100% ว่าไม่ต้องการเอกสารใดๆ และคุณไม่สามารถวาดลิงก์ที่ใช้งานได้ไปยังเอกสารอื่น ให้ยกเลิก ตรวจสอบกับหัวหน้าของคุณว่าคุณได้รับอนุญาตให้ทิ้งอะไรก่อนที่จะทำตามบางสิ่งบางอย่าง
ขั้นตอนที่ 5. ใช้โฟลเดอร์มะนิลา
ทำสิ่งต่าง ๆ ให้เรียบง่ายสำหรับตัวคุณเองโดยใช้โฟลเดอร์มะนิลาราคาถูก การดำเนินการนี้จะไม่กระทบต่อเงินของคุณ และจะช่วยให้คุณสามารถดำเนินการระบบการจัดเก็บเอกสารใดๆ ที่คุณต้องการได้ คุณสามารถรับโฟลเดอร์ manila ได้จากร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานทุกแห่ง
ขั้นตอนที่ 6 โอนกองของคุณ
ใช้กองที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้เพื่อทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับโฟลเดอร์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของแต่ละโฟลเดอร์ได้รับการจัดระเบียบด้วย คุณสามารถจัดระเบียบเนื้อหาของไฟล์ตามความสำคัญของแต่ละบทความหรือตามลำดับเหตุการณ์
- หลีกเลี่ยงการจัดเรียงเนื้อหาของไฟล์ตามตัวอักษร การจัดระเบียบตามตัวอักษรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดระเบียบกลุ่มของไฟล์
- วางโฟลเดอร์มะนิลาลงในตู้เก็บเอกสารเมื่อคุณกรอกโฟลเดอร์
วิธีที่ 2 จาก 3: การสร้างระบบที่เหมาะกับคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ระบบการจัดเก็บตามตัวอักษร
ระบบการจัดเก็บตามตัวอักษรทำงานได้ดีเมื่อคุณต้องการดึงข้อมูลชื่อบุคคล ลูกค้า ผู้แต่ง ชื่อภาพยนตร์ หนังสือ หรืออื่นๆ หากคุณใช้คำศัพท์ที่เรียกค้นได้ง่าย ระบบการจัดเก็บตามตัวอักษรมักเป็นระบบที่ง่ายที่สุดในการใช้งาน
- วิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บและดึงไฟล์คือการติดป้ายกำกับแต่ละไฟล์ โฟลเดอร์มะนิลามีแท็บพิเศษที่ออกแบบมาเพื่อติดป้ายกำกับไฟล์ ซึ่งจะทำให้กระบวนการดึงข้อมูลของคุณง่ายขึ้น
- หากคุณกำลังดูแลลูกค้า การเรียงอักษรตามนามสกุลจะมีประสิทธิภาพมากกว่า
- หากคุณมีไฟล์จำนวนมาก ให้พิจารณาสร้างส่วนตัวอักษรเพื่อช่วยคุณจัดระเบียบ ตัวแบ่งส่วนมีขนาดใหญ่และประกอบด้วยตัวอักษรเพียงตัวเดียว คุณยังสามารถแบ่งตัวอักษรเป็นคู่ เช่น “A-D” หรือ “F-K”
ขั้นตอนที่ 2 ใช้คำสั่งเฉพาะ
เมื่อคุณทำงานหรือเรียนในสาขาวิชาที่หลากหลาย ลำดับเรื่องหรือหัวข้ออาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์มากในการดึงข้อมูล ตัวอย่างเช่น หากคุณเรียนกฎหมาย คุณอาจมีหัวข้อเรื่องสัญญา กฎหมายรัฐธรรมนูญ การละเมิด กฎหมายปกครอง กฎหมายระหว่างประเทศ เป็นต้น
- วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบข้อมูลเฉพาะคือการใช้ตัวแบ่งส่วน ติดป้ายกำกับตัวแบ่งส่วนตามเนื้อหา เช่น "กฎหมายผู้ดูแลระบบ"
- ระบบนี้จะทำงานได้ดีที่สุดหากคุณมีหลายหัวข้อ ถ้าไม่เช่นนั้น คุณจะเหลือเพียงหนึ่งหรือสองวงเวียน และระบบไม่เป็นระเบียบมากนัก
ขั้นตอนที่ 3 ลองยื่นแบบตัวเลข
ระบบการจัดเก็บประเภทนี้เหมาะสำหรับไฟล์ที่มีวันที่หรือตัวเลข ตัวอย่างเช่น หากคุณมีใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน เหตุการณ์ลงวันที่ ฯลฯ ระบบตัวเลขจะทำให้ระบบค้นหาได้ง่ายอีกครั้ง คุณยังสามารถพิจารณาการติดฉลากเดือนและปีสำหรับตัวเลือกนี้ได้ สำหรับผู้ที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่ใช้การนับสำหรับเอกสาร เช่น แฟ้มข้อมูลทางการแพทย์ เอกสารทางกฎหมาย คดีในศาล ฯลฯ การนับเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการดึงข้อมูล
- ใช้ระบบนี้เฉพาะเมื่อคุณสะดวกที่จะดูตัวเลขหลายตัวและสามารถดึงข้อมูลจากตัวเลขเหล่านี้ได้
- ทำเครื่องหมายบนแท็บการจัดเก็บตัวเลขหรือวันที่และจัดระเบียบตามค่าตัวเลข ขึ้นต้นด้วย “1” และมีค่าเพิ่มจำนวนดังต่อไปนี้
- หากคุณยื่นแบบเป็นเดือน ให้เริ่มในเดือนมกราคมและย้ายตามลำดับจนถึงเดือนธันวาคม คุณจะได้รับประโยชน์จากตัวแบ่งส่วนในแต่ละเดือน
ขั้นตอนที่ 4 ใช้รหัสสี
เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการยื่นแบบสร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มีการจดจำภาพได้ดี สามารถช่วยในการอ้างอิงโยงวัตถุต่างๆ ตามรหัสสี คุณสามารถใส่รหัสสีสำหรับเทคนิคดังกล่าวสำหรับการยื่น คุณยังสามารถใช้ระบบการจัดระบบร่วมกันได้โดยการจับคู่รหัสสีกับระบบอื่น
- วิธีที่ง่ายที่สุดในการเพิ่มสีสันให้กับวิธีการเติมที่คุณกำหนดไว้คือการใช้ปากกาเน้นข้อความ คุณสามารถซื้อปากกาเน้นข้อความได้หลากหลายจากร้านอุปกรณ์สำนักงานทุกแห่ง
- อีกวิธีหนึ่งในการนำรหัสสีไปใช้คือการใช้โฟลเดอร์สีต่างๆ
ขั้นตอนที่ 5. ใช้ระบบความถี่
วิธีนี้ใช้ได้ผลดีกับรายการที่คุณใช้ตลอดเวลา แต่ไม่ควรเป็นระบบแบบสแตนด์อโลน จำเป็นต้องดึงข้อมูลออกจากระบบอื่น เช่น ระบบตัวอักษร เพิ่มข้อมูลที่ใช้บ่อยลงในพื้นที่จัดกลุ่มในพื้นที่จัดเก็บของคุณเพื่อให้สามารถดึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เช่น ที่ด้านหน้าสุดของลิ้นชักตู้เก็บเอกสาร
คุณจะต้องระมัดระวังคุณจะไม่ถูกจัดระเบียบโดยใช้ระบบนี้ การรักษาโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่นั้นไม่ได้รับประกันว่าองค์กรจะมีประสิทธิภาพเสมอไป
วิธีที่ 3 จาก 3: การรักษาระบบที่จัดระเบียบไว้
ขั้นตอนที่ 1. ยื่นเอกสารทันที
วิธีหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่าระบบการจัดเก็บของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพคือการยื่นเอกสารในขณะที่คุณดำเนินการ ระบบการจัดเก็บจะไม่ทำงานหากคุณยกเลิกการยื่นเอกสาร การสร้างนิสัยในการยื่นเอกสารจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและขั้นตอนการทำงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 อัปเดตพื้นที่ของคุณอยู่เสมอ
ทุก ๆ สองสามเดือนคุณควรผ่านระบบการจัดเก็บของคุณและทำการกวาดสั้น ๆ คุณไม่จำเป็นต้องตรวจทานเอกสารทั้งหมดของคุณเหมือนกับที่คุณทำสำหรับองค์กรแรกเริ่ม ตรวจสอบไฟล์ทั้งหมดและตรวจดูให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการจัดระเบียบและอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
หลังจากสองสามเดือนแรก คุณยังสามารถพิจารณาได้ว่าระบบที่คุณเลือกนั้นใช้ได้ผลสำหรับคุณหรือไม่
ขั้นตอนที่ 3 ทำความสะอาดพื้นที่ของคุณ
คุณควรทำความสะอาดพื้นที่ทำงานของคุณให้ใหญ่ขึ้นปีละครั้ง คุณอาจมีไฟล์บางไฟล์ที่คุณใช้เป็นประจำ แต่ตอนนี้คุณควรดูไฟล์อื่นๆ ที่คุณใช้น้อยลง เปิดไฟล์ที่คุณใช้น้อยลงและอ่านเอกสารทั้งหมดของคุณเพื่อดูว่ามีเอกสารที่ไม่จำเป็นหรือไม่
นำไฟล์ทั้งหมดออกแล้วเช็ดตู้เก็บเอกสารด้วยผ้าชุบน้ำหมาดๆ เพื่อขจัดฝุ่นที่สะสม
เคล็ดลับ
- หลักการเหล่านี้ยังสามารถนำไปใช้กับคอมพิวเตอร์หรือการจัดกลุ่มการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ
- ใช้ดัชนีสำหรับไฟล์ที่ไม่ได้เรียงตามตัวอักษร ควรจัดเรียงตามตัวอักษรเพื่อให้คุณสามารถค้นหาไฟล์ของคุณได้อย่างรวดเร็วไม่ว่าจะด้วยวิธีใด วางดัชนีนี้ไว้ที่ด้านหน้าของไฟล์
- เริ่มต้นด้วยการกวาดล้างและจัดเรียงกองเอกสารของคุณ และใช้กระดาษโพสต์อิทเพื่อจัดเรียงตามหมวดหมู่ แล้วจึงค่อยจัดหมวดหมู่ย่อย
- มีประโยชน์ที่จะมีไฟล์เบ็ดเตล็ดสำหรับรายการที่ไม่พอดีกับที่อื่น