มีบางสิ่งที่สำคัญสำหรับสำนักงานที่ดำเนินไปอย่างราบรื่นมากกว่าระบบการจัดเก็บที่ใช้งานได้ ไม่ว่าคุณจะเป็นคนเดียวที่เข้าถึงไฟล์หรือแชร์กับเจ้าหน้าที่ ระบบการจัดเก็บที่คุณเลือกต้องได้รับการจัดระเบียบเพื่อให้ทุกคนสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ หากระบบจัดเก็บเอกสารใช้งานยาก คุณจะติดกระดาษเพราะกลัวว่าจะสูญหายในไฟล์ และอีกไม่นานคุณก็จะมีกระดาษกองเต็มโต๊ะ
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจเกี่ยวกับระบบการจัดเก็บ
ไม่ว่ามันจะเป็นอะไร มันจะต้องสมเหตุสมผล ดังนั้นคุณจะรู้ว่ากระดาษทุกแผ่นอยู่ที่ไหน ตัวเลือกของคุณคือ:
- ตามตัวอักษร ระบบนี้ดีที่สุดเมื่อไฟล์ส่วนใหญ่ของคุณเป็นชื่อลูกค้า ผู้ป่วย หรือลูกค้า
- หัวเรื่องหรือหมวดหมู่: ระบบไฟล์ส่วนใหญ่จัดตามหัวเรื่องหรือหมวดหมู่ ซึ่งทำงานได้ดีเมื่อตั้งค่าอย่างถูกต้อง แต่ยังอาจสร้างความสับสนได้มากที่สุดเมื่อไม่ได้ตั้งค่าไว้
- ตัวเลข/ลำดับเหตุการณ์. วิธีนี้ดีที่สุดเมื่อไฟล์ของคุณประกอบด้วยเอกสารที่มีหมายเลขหรือวันที่เป็นหลัก เช่น ใบสั่งซื้อหรือใบเสร็จ
ขั้นตอนที่ 2 เติมลิ้นชักไฟล์ของคุณด้วยโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่
โฟลเดอร์ที่แขวนอยู่จะไม่ถูกลบออก โดยทำหน้าที่เป็นตัวยึดสำหรับซองมะนิลาที่คุณจะเอาออกจากลิ้นชัก
ขั้นตอนที่ 3 จัดเรียงเอกสารของคุณเป็นกองตามหมวดหมู่
หากเสาเข็มสูงเกินหนึ่งหรือสองนิ้ว ให้แบ่งออกเป็นหมวดหมู่ย่อย ถ้ากองบางเกินไป รวมกับอีกกองแล้วเปลี่ยนชื่อ ชื่อของกองควรทำให้ง่ายต่อการกำหนดว่ากระดาษแต่ละแผ่นจะเข้ากองไหน
ขั้นตอนที่ 4 วางแต่ละกองลงในโฟลเดอร์มะนิลาและติดฉลากไว้อย่างชัดเจน
ควรใช้โฟลเดอร์ที่มีแท็บอยู่ตรงกลางแทนที่จะเซเพราะจะทำให้ไฟล์ดูเรียบร้อยยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 5. วางโฟลเดอร์มะนิลาลงในโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่
สำหรับไฟล์ส่วนใหญ่ โฟลเดอร์ที่หยุดทำงานปกติจะใช้งานได้ แต่สำหรับไฟล์หนาหรือไฟล์ที่ต้องแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ย่อย ให้ใช้โฟลเดอร์ด้านล่างของกล่อง คุณสามารถสั่งซื้อโฟลเดอร์ได้ตามต้องการ แต่คนส่วนใหญ่ใช้ระบบตัวอักษร ณ จุดนี้
ขั้นตอนที่ 6 ติดป้ายกำกับโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่ด้วยชื่อเดียวกับโฟลเดอร์มะนิลา
วางแถบพลาสติกทั้งหมดไว้ทางด้านซ้ายของโฟลเดอร์ เว้นแต่คุณจะใช้ตู้เก็บเอกสารด้านข้าง สำหรับแฟ้มด้านข้างซึ่งวิ่งจากซ้ายไปขวาเมื่อคุณเปิดลิ้นชักแทนที่จะเปิดจากด้านหน้าไปด้านหลัง ให้วางแถบทางด้านขวา
ขั้นที่ 7. วางแฟ้มแขวนและโฟลเดอร์มะนิลาไว้ใกล้ไฟล์ เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ได้อย่างง่ายดาย หากคุณพบว่าตัวเองมีกระดาษแผ่นหนึ่งที่ไม่ได้อยู่ในโฟลเดอร์ที่มีอยู่
หลีกเลี่ยงโฟลเดอร์ที่หนาหรือบางเกินไป คุณอาจต้องการติดป้ายกำกับโฟลเดอร์ใหม่และแจกจ่ายเอกสารใหม่ หากคุณตัดสินใจว่าจำเป็นต้องจัดหมวดหมู่ใหม่
ขั้นตอนที่ 8 เมื่อสิ้นปี ให้ลบโฟลเดอร์ทั้งหมด ติดป้ายกำกับโฟลเดอร์ manila สดที่มีชื่อหมวดหมู่เดียวกันและวางไว้ในไฟล์
ดูโฟลเดอร์เก่าเพื่อดูว่าจำเป็นต้องถ่ายโอนอะไรไปยังไฟล์ปัจจุบันหรือไม่ และเก็บส่วนที่เหลือไว้ในไฟล์เก็บถาวรของคุณ
เคล็ดลับ
คุณอาจถูกล่อลวงให้เขียนโค้ดสีให้กับไฟล์ ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อพิมพ์ป้ายกำกับไฟล์ หรือทำให้ไฟล์ของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณต้องทำการเปลี่ยนแปลง เช่น เพิ่มโฟลเดอร์เดียว คุณจะรู้สึกไม่สบายใจหากพบว่าไม่มีโฟลเดอร์สีที่ถูกต้องหรือต้องเขียนป้ายกำกับไฟล์ด้วยมือ เป็นการดีที่สุดที่จะทำทุกอย่างให้เรียบง่าย
คำเตือน
- อย่าสร้างกองเบ็ดเตล็ดสำหรับสิ่งที่คุณไม่สามารถจัดหมวดหมู่ได้ เพราะทุกอย่างจะจบลงที่นั่น
- เมื่อคุณสร้างระบบการจัดเก็บแล้ว คุณต้องติดตามการยื่นของคุณ จัดสรรเวลาในแต่ละวันเพื่อหยิบเอกสารจากโต๊ะทำงานและจัดเก็บ ต่อต้านสิ่งล่อใจที่จะตั้งตะกร้าเก็บเอกสารลึก ๆ ไว้บนไฟล์ของคุณ เพราะคุณเพียงแค่เติมมันให้เต็ม และมันจะกลายเป็นอีกไฟล์หนึ่ง
