การยื่นเอกสารมักเป็นงานที่จำเป็นสำหรับการทำงานและที่บ้าน หากคุณข้ามการยื่นเอกสารนานเกินไป คุณสามารถรวบรวมกองกระดาษจำนวนมากซึ่งจะใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือเป็นวันในการจัดเรียง เพื่อให้กล่องจดหมายของคุณไม่เกะกะ ให้จัดเรียงเอกสารที่คุณได้รับทุกวัน จากนั้นสร้างระบบการจัดเก็บที่เหมาะกับคุณ ใช้ระบบของคุณเพื่อจัดเรียงเอกสารเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดายทุกเมื่อที่คุณต้องการ!
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การจัดการการไหลเข้าของกระดาษในแต่ละวัน
ขั้นตอนที่ 1 สร้างกล่องกลางเพื่อเก็บเอกสารจนกว่าคุณจะจัดเรียงได้
ในกล่องตรงกลางเป็นที่ที่คุณใส่เอกสารทั้งหมดที่อยู่บนโต๊ะของคุณหรือผ่านกล่องจดหมายของคุณในแต่ละวัน ซึ่งอาจช่วยให้คุณจัดระเบียบได้จนกว่าคุณจะมีเวลาจัดเรียงและจัดการแต่ละรายการ
- คุณสามารถใช้กล่องกระดาษแข็งขนาดเล็กเป็นกล่องกลาง หรือซื้อกล่อง ตะกร้า หรือถาดพิเศษเพื่อจุดประสงค์นี้
- วางกล่องไว้ที่มุมโต๊ะทำงาน บนโต๊ะใกล้ประตูหน้าบ้าน หรือที่อื่นๆ ที่มองเห็นได้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืมเรื่องนี้
ขั้นตอนที่ 2 เข้าไปที่กล่องพัสดุทุกวันและแยกรายการสำคัญ
ดูแต่ละรายการในกล่องของคุณวันละครั้งเพื่อค้นหารายการที่คุณต้องดำเนินการทันที ซึ่งอาจรวมถึงใบเรียกเก็บเงินที่จะถึงกำหนดในเร็วๆ นี้ คำเชิญเข้าร่วมปาร์ตี้ หรือแบบฟอร์มที่คำนึงถึงเวลา วางสิ่งของเหล่านี้ไว้เพื่อดูแลได้ทันที
คุณอาจต้องการให้กล่องที่สองมีสีที่แตกต่างจากกล่องแรกเพื่อใส่ของเร่งด่วนเข้าไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจได้รับกล่องสีแดงเพื่อระบุว่าสิ่งเหล่านี้เป็นรายการด่วน
ขั้นตอนที่ 3 วางรายการที่คุณต้องการยื่นในกล่องเก็บเอกสาร
เก็บกล่องที่สามไว้ข้างกล่องกลางในกล่องและกล่องด่วน ใช้เป็นจุดรวบรวมของคุณสำหรับรายการที่คุณต้องการยื่น สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้จนกว่าคุณจะพร้อมที่จะยื่น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล่องนี้เป็นสีที่แตกต่างจากกล่องอื่นๆ มิฉะนั้น คุณอาจได้รับกล่องปนกัน
ขั้นตอนที่ 4. โยนสิ่งของที่ไม่จำเป็นลงในถังขยะรีไซเคิลกระดาษ
เมลขยะหรือสิ่งของที่ไม่จำเป็นอื่นๆ ที่อยู่ในกล่องของคุณสามารถเข้าไปในถังขยะรีไซเคิลได้โดยตรง ระบุรายการเหล่านี้เมื่อคุณกรองเอกสารและย้ายไปยังถังขยะทันทีเพื่อช่วยรักษาความยุ่งเหยิงในกล่องของคุณ
- เก็บถังขยะรีไซเคิลไว้บนพื้นเพื่อที่คุณจะได้ไม่สับสนกับกล่องอื่นๆ ของคุณ
- หากสิ่งของที่ไม่จำเป็นมีข้อมูลส่วนบุคคล ให้ทำลายทิ้งเสียก่อน
วิธีที่ 2 จาก 3: การเลือกระบบการจัดเก็บ
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดไฟล์รายเดือนและรายวัน หากคุณมีงานจำนวนมากที่ต้องจัดการ
สิ่งนี้เรียกว่าระบบการจัดเก็บ Tickler และเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามสิ่งที่คุณต้องทำในแต่ละวัน กำหนดโฟลเดอร์ไฟล์สำหรับแต่ละเดือนและโฟลเดอร์สำหรับแต่ละวันของเดือน จากนั้นแทรกรายการลงในไฟล์ ยื่นรายการตามวันที่ที่คุณต้องดำเนินการ
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการชำระบิลในวันที่ 23 กันยายน ให้ใส่บิลลงในโฟลเดอร์สำหรับวันที่นั้น
ขั้นตอนที่ 2 โฟลเดอร์ไฟล์ตามลำดับตัวอักษรเพื่อให้เอกสารสำคัญสะดวก
การเรียงตามตัวอักษรมีประโยชน์ในการค้นหาไฟล์สำหรับบุคคล ธุรกิจ หรือหัวเรื่องเป็นรายบุคคล วิธีนี้อาจเหมาะถ้าคุณมีลูกค้าจำนวนมากและต้องการเก็บไฟล์ไว้ในแต่ละลูกค้า หรือถ้าคุณต้องการวิธีง่ายๆ ในการจัดการการยื่นเรื่องที่บ้านของคุณ
- อย่าลืมใส่นามสกุลของบุคคลก่อนบนป้ายกำกับไฟล์ เช่น "Jones, Susan" หรือ "Watson, David"
- ละเว้นคำเช่น "The" "A" และ "An" เมื่อยื่นโดยใช้ชื่อธุรกิจ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีลูกค้าที่มีธุรกิจชื่อ "The Cake Goddess" ให้ยื่นตาม "C" ใน "Cake" และไม่ต้องสนใจ "T" ใน "The" เมื่อยื่นคำร้อง
ขั้นตอนที่ 3 เลือกระบบการยื่นแบบตัวเลขสำหรับความต้องการยื่นแบบระยะสั้น
หากคุณมีโครงการระยะสั้นที่คุณต้องการเก็บบันทึก ระบบการยื่นแบบตัวเลขอาจทำงานได้ดีที่สุด นี่คือเมื่อคุณกำหนดหมายเลขให้กับแต่ละเอกสารและจัดไฟล์ตามหมายเลข อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าคุณจะต้องติดตามว่าเอกสารใดตรงกับหมายเลขใด เช่น โดยใช้สเปรดชีต
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดรายการทั้งหมดที่คุณได้รับระหว่างสัปดาห์ของวันที่ 14 มีนาคมให้กับโฟลเดอร์ไฟล์ชื่อ 1 จากนั้นรายการทั้งหมดสำหรับสัปดาห์ของวันที่ 21 มีนาคมเป็นไฟล์ชื่อ 2 เป็นต้น
- อีกทางเลือกหนึ่งคือการติดป้ายกำกับไฟล์ตามวันที่และจัดระเบียบตามลำดับเวลา ตัวอย่างเช่น รายการที่ได้รับในวันที่ 2 พฤษภาคม 2018 สามารถเก็บไว้ในไฟล์ชื่อ 5/2/2018
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดรหัสสีให้กับไฟล์ของคุณเพื่อให้ค้นหารายการได้ง่ายและรวดเร็ว
กำหนดสีให้กับไฟล์แต่ละประเภท ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาหมวดหมู่ของไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว
- ตัวอย่างเช่น ใช้สีแดงสำหรับค่ารักษาพยาบาล สีน้ำเงินสำหรับภาษี และสีเขียวสำหรับค่าประกัน
- หากต้องการกำหนดรหัสสีให้กับไฟล์ที่เป็นตัวเลขหรือตัวอักษร ให้กำหนดสีให้กับช่วงตัวเลขหรือตัวอักษร เช่น ทำให้ไฟล์ 1-25 หรือ A-G เป็นสีเขียว, 25-50 หรือ H-M เป็นสีม่วง และ 50-75 หรือ N-R เป็นสีเหลือง
ขั้นตอนที่ 5. รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมในโฟลเดอร์ไฟล์
การเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมเพื่ออธิบายเนื้อหาของไฟล์หรือการดำเนินการที่จำเป็นจะช่วยให้ระบบการจัดเก็บของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณอาจต้องการเพิ่มอย่างน้อย 1 รายการต่อไปนี้:
- หมายเลขไฟล์หรือชื่อ
- ชื่อไฟล์
- วันที่เปิดและปิดไฟล์
- ชื่อแผนกหรือทีม
- หมายเลขบันทึกคอมพิวเตอร์
- วันที่กำจัดและวิธีการกำจัด
วิธีที่ 3 จาก 3: การจัดระเบียบเอกสารเป็นไฟล์
ขั้นตอนที่ 1. วางเอกสารล่าสุดที่ด้านบนของไฟล์
ใช้วันที่ที่ระบุไว้ในเอกสารเพื่อช่วยคุณในการดำเนินการนี้ หลังจากที่คุณเตรียมเอกสารพร้อมสำหรับการจัดเก็บและตั้งค่าระบบการจัดเก็บแล้ว คุณสามารถเริ่มวางรายการลงในไฟล์ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าได้เก็บเอกสารล่าสุดสำหรับแต่ละไฟล์ไว้ด้านบนเสมอ เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีไฟล์สำหรับการประกันเจ้าของบ้านของคุณ คุณควรวางบันทึกล่าสุดของการประกันเจ้าของบ้านที่ชำระเงินแล้วไว้บนสุดของไฟล์
ขั้นตอนที่ 2 เก็บเอกสารแนบพร้อมกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง
หากคุณมีใบเสร็จที่เกี่ยวข้องหรือเอกสารอื่น ๆ ที่ต้องเก็บไว้พร้อมกับเอกสารอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมไว้ในไฟล์เดียวกัน คุณอาจต้องการเย็บเล่มหรือคลิปหนีบกระดาษที่แนบด้านหลังเอกสาร
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีใบเสร็จสำหรับชำระค่าไฟฟ้า ให้เย็บเล่มที่ด้านหลังใบเรียกเก็บเงินในกรณีที่คุณจำเป็นต้องอ้างอิง
ขั้นตอนที่ 3 วางเอกสารขนาดใหญ่ลงในซองจดหมายแยกกัน
คุณสามารถยื่นซองเหล่านี้หลังไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้ อย่าลืมใส่คำอธิบายของเนื้อหาที่ด้านหน้าซองจดหมาย ซึ่งจะช่วยขจัดความยุ่งเหยิงในไฟล์ของคุณและปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบการจัดเก็บของคุณ
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีพิมพ์เขียวสำหรับโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ คุณสามารถวางสิ่งเหล่านี้ลงในซองจดหมายขนาดใหญ่ได้
ขั้นตอนที่ 4 ยื่นเอกสารต้นฉบับและกำจัดสำเนาใดๆ
การไม่ยื่นสำเนาจะช่วยป้องกันความสับสนเมื่อคุณกำลังมองหารายการในไฟล์ของคุณ หากคุณพบสำเนาที่ซ้ำกัน ให้กำจัดสิ่งเหล่านี้และยื่นเฉพาะเอกสารต้นฉบับเท่านั้น
หากคุณไม่แน่ใจว่าเอกสารใดเป็นต้นฉบับ คุณอาจต้องยื่นทั้งสองรายการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีต้นฉบับ อย่างไรก็ตาม พยายามอย่าทำเช่นนี้บ่อยเกินไป มิฉะนั้น ไฟล์ของคุณจะใหญ่ขึ้นอย่างรวดเร็ว
เคล็ดลับ
- หากคุณไม่แน่ใจว่าจะยื่นหรือรีไซเคิลรายการหรือไม่ ให้เก็บไว้เป็นเวลา 30 วันแล้วประเมินใหม่
- การสแกนเอกสารที่ไม่จำเป็นเป็นอีกวิธีที่ดีในการขจัดความยุ่งเหยิงของกระดาษ ในขณะที่ยังคงรักษาข้อมูลในเอกสารไว้ในกรณีที่คุณต้องการ